Ráno se probudit, při snídani zkontrolovat e-maily, pak vyrazit do práce a hned po přihlášení otevřít Outlook, stáhnout nové zprávy a několik následujících desítek minut se věnovat jejich vyřizování.
Takhle to dělá hodně lidí. Jestli nejste mezi nimi, pak vám gratuluju a mám z vás radost.
Možná si říkáte, co je na tom špatného? Shrnu to ve třech bodech.
Poránu jste nejefektivnější, tak proč mrhat potenciálem při tak podřadné činnosti, jakou e-mailová korespondence je? Místo toho buďte kreativní, vymýšlejte nové věci, pracujte na svých nejdůležitějších úkolech pro daný den (slovy ZTD – na svých most important tasks nebo přímo na big rocks).
Zpracovávejte v dávkách. Když budete zpracovávat padesát mailů najednou, tak vám to zabere méně času, než když tuhle vyřídíte tři, támhle zase pět a to celé v rozmezí deseti minut během celého dne. Co je ještě horší je skutečnost, že se nemůžete pořádně soustředit na důležitou práci. Faktem zůstává, že lidskému mozku trvá až 25 minut, než se vrátí do takové úrovně soustředění, ve které byl, než vaši pozornost upoutalo něco jiného. Třeba právě blikající ikona poštovní obálky.
Nekontrolujte schránku, když víte, že by vás mohlo rozrušit něco nepříjemného, aniž byste s tím v danou chvíli mohli cokoliv dělat. Co mám na mysli – např. kontrolování e-mailu v pátek večer, když víte, že nejbližší akci můžete udělat až v pondělí. Opravdu si chcete kazit víkend přemýšlením o tom, co v pondělí uděláte? Taky nekontrolujte e-mail než jdete spát, nic dobrého z toho nekouká. Leda tak nespavost.
Jak to dělám já
Kontroluju e-mail jednou denně, a to kolem 11h, ideálně před obědem. Píšu stručně a vyznávám ideologii Five Sentences (nikdy víc než pět vět). Když můžu, tak se snažím vyřizovat poštu na iPhonu (diskomfort v porovnání s počítačem vede ke zkratkovosti a jednoduchosti). Eliminoval jsem zdroje, které pro mě nebyly přínosné (newslettery, které nečtu; notifikace ze všemožných webových služeb). Vypnutí veškerých upozornění – ať už push na iPhonu nebo formou SMS. Vypínám klienta jakmile dokončím zpracování e-mailů.
Mnozí z vás tyto triky už znají a aplikují, přesto věřím, že někomu přijdou vhod. Mám připravené ještě další tipy na e-mailování, o nich zase příště.
Díky za parádní článek. Už dlouho bojuji se „závislostí“ na emailech. Mám to přesně jak píšeš – ráno vstanu zkontroluji emaily. V průběhu dne několikrát denně kontroluji poštu, jestli nepřišlo něco nového. Trochu přemýšlím, že je to iPhonem…
Již jsem si vypnul veškeré Push notifikace a teď se chystám najet na kontrolu emailu opravdu jen jednou denně – ale už teď vím, že to bude dost těžké. Těším se na tvé další články spojené s efektivitou…
Nedělám to, zrušil jsem kvůli tomu komentáře u mě na blogu, nadávám na to, ale poruším pravidlo a udělám to: Dobrý článek!